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- 電話対応編
- 挨拶編
電話のマナーその1 基本的な使い方を頭に入れておきましょう。
基本的な操作方法をまずは理解しましょう。最低限、保留、転送は覚えておきましょう。また、他部署の方に電話を回す時、組織図と内線番号の書いた配置図を手元に置いておきましょう。
電話のマナーその2 コールは3回までに出ましょう。
電話をしていてなかなか出てくれないと、電話をかけた相手に失礼です。基本的にはコールの3回までには電話を取るよう心がけましょう。もし3秒以上たって電話をとった場合には、「お待たせしました。」と付け加えることも心がけてください。
電話のマナーその3 明るい声で丁寧に。
声に張りをつけて対応しましょう。電話先の相手に表情が分からないからといって姿勢を崩してかけるのはNG。相手に見えなくても微妙に表情が伝わってしまいます。
電話のマナーその4 相手をきちんと確認しましょう。
相手の会社・名前をきちんと確認しましょう。そして名指人を聞いたら必ず復唱をしましょう。同じ会社に同一姓がいる場合もあるので注意が必要です。
もし電話の相手が取引業者や得意先たっだら「いつもお世話になっております」と挨拶。
相手が先に名乗らない場合は、「失礼ですがどちら様でしょうか」と確認。
相手の声が聞き取りにくい場合は「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします」と聞き直すようにしましょう。
電話のマナーその5 用件は必ずメモを取る
受話器を置いた後に用件を部署の方に伝える場合、メモを取ってなかったら内容を忘れてしまいがちです。必ず電話中にメモを取る様心がけてください。
電話のマナーその6 名指人が不在の場合の対応
外出している社員にかかってきた場合
「行き先ボード」を確認し、帰社予定時間が書いてある場合はそれを伝えましょう。
本人がトイレなどに行っている場合
「あいにく席をはずしておりますが、間もなく戻ると思います。戻りましたらこちらからご連絡させていただきます」と答えましょう。
会議中の場合
「あいにく会議中（接客中）で時間がかかりそうです。お急ぎでなければ、終わりしだいこちらからご連絡させていただきます」と答えましょう。
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